導入効果を最大限に - チェンマネメソッド part 2

バージョン 3

    どんな場面においても変化とは困難なものです。それが会社や組織に関わるものならばなおのこと。だからこそ、うまく管理をしながら変化を遂行していくことはとても大事になってきます。

    人は変化の渦中で様々な感情の段階を踏んでいきますが、それぞれの段階で異なる外的サポートが必要だと言われています。

     

     

    Google for Work のチェンジマネジメントの手法は、既存の IT プラットフォームから Google Apps への移行を行っていく際のユーザーのサポートとなるよう開発されました。この手法の焦点は、

    1. 企業のツール移行の根拠、すなわち企業と社員にどのようなメリットをもたらすこととなるのかを社員一人ひとりが理解できるようにすること、そして

    2. 社員が新しいツールを利用し、活用スキルとノウハウを得られるようにすること。

    この二点です。

     

    そしてその手法の要素としては、下記が最重要となってきます。

     

    • プロジェクトのエグゼクティブスポンサー (上層部のスポンサー)を確保すること。スポンサーは IT 部門に所属するリーダーではなく経営層のリーダーを任命することを推奨しています。スポンサーに求められることは、ビジョンおよび変更の理由のコミュニケーションを行うこと、プロジェクトの成功において必要な人材の確保をすることです。また他の上層部も巻き込み、サポートを促すのも変化を後押しして新しい働き方を推進して行く上で不可欠な事項です。

    • 新しいツールを導入するにあたり、企業のどの部門に影響があるのか?導入によって、各部門の社員にどのようなメリットがあるのか?各部門にとってどんなトレーニングの手法が最適なのか?など変革プロジェクトが各部門に及ぼす影響とその対処方法を明確にするために、組織分析をすることも重要な要素です。

    • プロジェクトをボトムアップで支えていくために、何名かのエバンジェリスト(伝道師)を募ることも重要です。エバンジェリストはテクノロジーを使った問題解決に対して情熱を持っているような社員が最適です。このグループは事前にトレーニングを受け、プロジェクトチームと社員の橋渡しをしながら、テクノロジーをいかに利用していくかをアドバイスしていく立場となります。ここで重要なのは、エバンジェリストの役割を明確にし、必要な工数を明確にしておくこと、そしてこのプロジェクトの支援をしてくれるエバンジェリストを認識し賞賛することです。

    • プロジェクトにはいつでも明確なビジョンが必要です。これは社員一人ひとりが、プロジェクトがもたらす変化による将来のかたちとメリットを知るために不可欠です。我々はこのビジョンを「エレベーターピッチ」という形にまとめ、社員へのあらゆるコミュニケーションの基礎として、使用していくことを勧めています。

    • 「なにが」「なぜ」「いつ」変わるのか―これらを伝える、強固なコミュニケーションプランもチェンジマネジメントに欠かせないものの一つです。プロジェクトに関する情報発信に「過度な発信」はありません。Eメールのみでなく、ブログ、ポスターニュースレター、会議など、様々な方法を使って発信をしていくことでより効果的な結果が出ると言われています。また、社員の興味を惹く内容のものをデザインし、それらを上層部の言わば「有名な人」に発信をしてもらうことで、読み手はより正しく内容を理解すると言われています。

    • 社員一人ひとりが新しいツールを上手く使っていくためにはトレーニングが必要です。長らく使っていたツールからの移行を経験することになる社員には特に新しいツールのハードルは高いことでしょう。変化への抵抗は得てして新しいものへの恐れではなく、過去のものを手放すことへの怖さが起因しています。この抵抗を払拭するためには、新しいツールをフルに使えるような基盤をつくることが大切です。トレーニングと一言でいっても、冊子、ビデオ、講義など様々なかたちがあります。対象者によってどんなトレーニング手法が最適かを見定めることが重要です。

    • 成功を祝福すること。小さな成功体験を賞賛しお互いに共有し、祝福することが変化の渦中にいる人のモチベーションをあげることにつながります。そしてそれがいずれ自分たちで新しいことを進めていく自信にも繋がるのです。

    • 諦めないこと。プロジェクトが失敗する要因の一つとして、プロジェクトの勢いが早々に失われ、最終的には消滅してしまうことが挙げられます。勢いを保ちながらプロジェクトを進めていくのは労力を要しますが、これを後押しするために、組織内にプロジェクトグループ・委員会等を発足させることを勧めています。このグループにはプロジェクトリーダーや上層部のスポンサーに参加してもらい、Google Apps の利用シーンやより効率的な使い方を、一度だけでなく時間をかけてチームに浸透させることが重要です。